Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 5 augustus 2026

Bij Red Epic Studios vinden we het belangrijk dat zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoelang we deze bewaren en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

Red Epic Studios is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Red Epic Studios
Rendout 18
4921 NW Made
KvK-nummer: 85025762
Btw-nummer: NL004045989B69
E-mail: info@redepicstudios.com
Telefoon: 06 52 59 85 56

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van hoe je contact met ons opneemt en welke diensten je gebruikt, kunnen we de volgende gegevens verwerken:

  • Naam en bedrijfsnaam
  • Adres- en factuurgegevens
  • E-mailadres en telefoonnummer
  • Websiteadres
  • Inhoud van berichten, aanvragen en correspondentie
  • Gegevens die nodig zijn voor offertes, overeenkomsten en facturen
  • Betaal- en administratieve gegevens
  • Beeld- en geluidsopnamen, zoals video, fotografie en interviews
  • Functie, organisatie en andere projectgerelateerde informatie
  • IP-adres, browsertype, apparaat- en gebruiksgegevens
  • Cookievoorkeuren en informatie over het gebruik van onze website

We verwerken alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze worden verzameld.

3. Waarom verwerken we persoonsgegevens?

Contact en aanvragen

Wanneer je het contactformulier invult, belt of e-mailt, gebruiken we je gegevens om je aanvraag te beantwoorden, mee te denken over een productie en eventueel een offerte op te stellen.

Via het contactformulier kunnen onder andere je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, website en bericht worden verwerkt.

De grondslag hiervoor is het uitvoeren van voorbereidende stappen voor een mogelijke overeenkomst of ons gerechtvaardigde belang om vragen en zakelijke aanvragen te beantwoorden.

Offertes en overeenkomsten

Wanneer je klant wordt, verwerken we gegevens om:

  • Een offerte of overeenkomst op te stellen
  • De productie voor te bereiden en uit te voeren
  • Contact te onderhouden over het project
  • Bestanden en producties op te leveren
  • Afspraken en wijzigingen vast te leggen
  • Onze dienstverlening en planning uit te voeren

Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.

Financiële administratie

We verwerken factuur- en betaalgegevens voor onze administratie, belastingaangiften en het innen van betalingen.

Deze verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke en fiscale verplichtingen.

Video-, foto- en audioproducties

Voor onze werkzaamheden kunnen herkenbare personen in beeld of geluid worden vastgelegd. Het kan hierbij gaan om medewerkers, acteurs, bezoekers, klanten, geïnterviewden of andere betrokkenen.

Deze gegevens worden verwerkt voor de voorbereiding, productie, montage en oplevering van de afgesproken content. Waar nodig worden afspraken gemaakt over toestemming, portretrecht, publicatie en het gebruik van de beelden.

Wanneer Red Epic Studios persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van een klant verwerkt, bepaalt de opdrachtgever het doel en gebruik van de productie. Afspraken hierover kunnen worden vastgelegd in een overeenkomst of verwerkersovereenkomst.

Beelden worden alleen voor ons portfolio, onze website of socialmediakanalen gebruikt wanneer dit is afgesproken of hiervoor toestemming bestaat.

Website en statistieken

We gebruiken technische en analytische gegevens om de website goed te laten werken, te beveiligen en inzicht te krijgen in het gebruik ervan.

Voor statistieken kan Google Analytics worden gebruikt. Niet-noodzakelijke statistische cookies worden alleen geplaatst nadat hiervoor toestemming is gegeven via de cookiebanner.

Ingesloten video en sociale media

Op onze website kunnen video’s of andere content van diensten zoals Vimeo en YouTube worden ingesloten. Ook kunnen we verwijzen naar sociale media, waaronder Instagram.

Deze diensten kunnen gegevens verwerken zodra je toestemming geeft en de betreffende content bekijkt. Denk hierbij aan je IP-adres, apparaat- en browsergegevens en informatie over je interactie met de content.

Marketing en Meta Pixel

Voor het meten en verbeteren van advertenties kan Red Epic Studios gebruikmaken van de Meta Pixel. Deze dienst wordt alleen geactiveerd nadat je toestemming hebt gegeven voor marketingcookies.

Meta kan daarbij onder andere informatie ontvangen over bezochte pagina’s, je browser, apparaat, IP-adres en interacties met de website. Wanneer je bent ingelogd bij Facebook of Instagram, kan Meta deze gegevens mogelijk aan je account koppelen.

Je kunt je toestemming op ieder moment aanpassen of intrekken via de cookievoorkeuren op onze website.

4. Op welke grondslagen verwerken we gegevens?

We verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige reden bestaat. Afhankelijk van de situatie gebeurt dit op basis van:

  • Jouw toestemming
  • Het voorbereiden of uitvoeren van een overeenkomst
  • Een wettelijke verplichting
  • Een gerechtvaardigd bedrijfsbelang, waarbij we rekening houden met jouw privacy
  • Het instellen, onderbouwen of verdedigen van een juridische aanspraak

Wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je deze toestemming altijd weer intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op verwerkingen die vóór dat moment rechtmatig hebben plaatsgevonden.

5. Hoelang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Daarbij hanteren we in beginsel de volgende termijnen:

  • Contactaanvragen die niet tot een opdracht leiden: maximaal twee jaar na het laatste contact
  • Offertes zonder vervolgopdracht: maximaal twee jaar na het laatste contact
  • Klant-, contract- en projectadministratie: zolang de overeenkomst loopt en daarna voor zover noodzakelijk voor administratieve of juridische doeleinden
  • Facturen en fiscale administratie: minimaal zeven jaar volgens de wettelijke bewaarplicht
  • Ruwe video-, foto- en audiobestanden en montageprojecten: maximaal één jaar na de definitieve oplevering, tenzij schriftelijk een andere termijn is afgesproken
  • Definitief opgeleverde bestanden: zolang dit noodzakelijk is voor de afgesproken dienstverlening of archivering
  • Portfolio- en publicatiemateriaal: zolang de toestemming, overeenkomst of het gerechtvaardigde doel hiervoor bestaat
  • Website- en cookiegegevens: volgens de termijnen die in ons cookiebeleid worden vermeld

In sommige gevallen bewaren we gegevens langer, bijvoorbeeld bij een juridisch geschil, een wettelijke verplichting of wanneer hierover schriftelijk andere afspraken zijn gemaakt.

6. Met wie delen we persoonsgegevens?

We verkopen persoonsgegevens nooit aan derden.

Voor onze bedrijfsvoering kunnen we gegevens delen met partijen die ons ondersteunen, zoals:

  • Hosting- en websiteproviders
  • E-mail- en cloudopslagdiensten
  • Boekhoud- en administratiesoftware
  • Betaaldiensten
  • Website- en formulierdiensten, waaronder WordPress en Ninja Forms
  • Analyse- en marketingdiensten, waaronder Google en Meta
  • Videoplatforms, waaronder Vimeo en YouTube
  • Freelancers, cameramensen, editors of andere productiepartners wanneer dit noodzakelijk is voor een opdracht
  • Juridische, administratieve of technische adviseurs

Met partijen die persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, maken we waar nodig afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en verwerking.

7. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten.

Wanneer gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebruiken we waar nodig passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

8. Cookies

Onze website maakt gebruik van functionele, statistische en mogelijk marketingcookies. Niet-noodzakelijke cookies en scripts worden alleen geactiveerd nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Meer informatie over de gebruikte cookies, diensten en bewaartermijnen vind je in ons cookiebeleid.

Je kunt je cookievoorkeuren op ieder moment opnieuw aanpassen via de optie voor cookievoorkeuren op onze website.

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging en ongewenste openbaarmaking.

Alleen personen die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden krijgen toegang. Waar passend maken we gebruik van beveiligde verbindingen, toegangsbeveiliging, updates en back-ups.

Geen enkele digitale verwerking is volledig zonder risico. Heb je het vermoeden dat gegevens onvoldoende beveiligd zijn of verkeerd worden gebruikt? Neem dan contact met ons op.

10. Jouw privacyrechten

Je hebt het recht om:

  • Je persoonsgegevens in te zien
  • Onjuiste gegevens te laten corrigeren
  • Je gegevens te laten verwijderen
  • De verwerking te laten beperken
  • Bezwaar te maken tegen een verwerking
  • Je toestemming in te trekken
  • Je gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen, wanneer dit van toepassing is
  • Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Je kunt een verzoek sturen naar info@redepicstudios.com. Om misbruik te voorkomen, kunnen we vragen om aanvullende informatie waarmee we je identiteit kunnen controleren.

We reageren in beginsel binnen één maand op je verzoek.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Geautomatiseerde besluitvorming

Red Epic Studios neemt geen besluiten die belangrijke gevolgen voor personen hebben uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking of profilering.

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, website of wetgeving verandert. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.

Bij belangrijke wijzigingen passen we de datum bovenaan deze privacyverklaring aan.

13. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop Red Epic Studios met persoonsgegevens omgaat? Neem dan contact op via:

Red Epic Studios
E-mail: info@redepicstudios.com
Telefoon: 06 52 59 85 56